De grootste valkuil bij recruitment tech? Denken dat het alleen om tools gaat

Recruitment software belooft veel. Een slimmer ATS. Automatische matching. AI-gegenereerde teksten. Predictive hiring. Het klinkt indrukwekkend en dat is het ook. Maar veel bureaus en recruitment teams komen na een implementatie tot dezelfde conclusie:

“De tool is goed, maar... we gebruiken ‘m eigenlijk nog niet echt.”

Of erger: “Het heeft ons nauwelijks iets opgeleverd.”

En dat is geen uitzondering. Volgens onderzoek van Gartner faalt 60% van de recruitment tech-implementaties op één simpel punt: de organisatie was er niet klaar voor. Het proces, de mensen en de data stonden nog niet in lijn met de technologie.

Dus voordat je investeert in de volgende ‘slimme oplossing’, stel jezelf de vraag: werkt mijn proces eigenlijk al zónder tool?

De verleiding van de tool: “Als we dit aanschaffen, zijn we er”

Het gebeurt vaker dan je denkt. Er is frustratie op de werkvloer, het kost te veel tijd om kandidaten te vinden, te matchen of op te volgen en dus komt er een oplossing in de vorm van technologie. Een nieuw platform, een mooie tool, een AI-plugin.

En in het begin is iedereen enthousiast. Er wordt een onboarding gedaan, wat trainingen gevolgd, en de eerste campagnes gaan live. Maar daarna? Dan vallen veel teams terug in oude gewoontes.

Waarom? Omdat de fundering ontbreekt.

Een automation-tool werkt pas als je weet wie je doelgroep is, hoe je die segmenten hebt ingericht, welke triggers relevant zijn en wat de opvolging moet zijn. En een slimme matching tool doet niets als je database vol verouderde of incomplete profielen zit.

De realiteit: goede tools lossen geen slechte processen op

Neem bijvoorbeeld recruitment automation. Je kunt moeiteloos een vacature campagne laten draaien, sollicitanten automatisch laten reageren en e-mails versturen op basis van gedrag. Klinkt top. Maar:

• Wat als je mails altijd naar dezelfde groep gaan omdat je geen onderscheid maakt tussen profielen?
• Wat als je team geen duidelijk beeld heeft van de funnel en dus verkeerde KPI’s stuurt?
• Wat als kandidaten afhaken in het proces en niemand weet waar?

Dan krijg je het tegenovergestelde van verbetering: extra werk, ruis in je communicatie, en het gevoel dat je een dure tool gebruikt om… hetzelfde te doen als eerst.

Ook AI wordt vaak ingezet zonder duidelijke structuur. Tekstgeneratie klinkt handig, maar als je niet test op conversie, ben je aan het gokken. Matching op skills? Prima, maar dan moet je die skills wel eerst in je database hebben. En AI die no-shows voorspelt? Klinkt geweldig, maar werkt pas als je de afgelopen 6 maanden betrouwbare cijfers en data hebt vastgelegd.

De echte vraag: ben je klaar voor technologie?

In plaats van starten met de tool, moet je beginnen met de infrastructuur. Want technologie is een versterker, het maakt goede processen beter, en slechte processen… nog rommeliger.

En dus moet je eerst aan de slag met drie onderdelen:

1. Je proces

Breng je recruitment proces volledig in kaart. Waar komt een kandidaat binnen? Wat gebeurt er vervolgens? Waar gaat het nu vaak mis en wat wordt dubbel gedaan? Een simpele candidate journey map kan al veel inzicht geven.

2. Je data

Hoe actueel is je database? Kun je eenvoudig segmenten maken zoals “beschikbaar deze maand” of “ervaring in logistiek”? Weet je welke kandidaten je vorige campagnes hebben geopend? Zonder schone data kun je niet automatiseren, dan versterk je alleen de fouten in je systeem.

3. Je team

Weet iedereen hoe de tools werken, wat de bedoeling is en wat het oplevert? Vaak zien we dat recruiters wel een training krijgen, maar geen tijd hebben om ermee te experimenteren. Of dat alleen marketing erin werkt, en recruitment los blijft opereren. Dan blijft technologie een eiland in plaats van een oplossing.

En dan? Pas dan kies je de juiste tooling

Als je weet waar de knelpunten zitten, kun je veel gerichter bepalen wat je wél nodig hebt. Misschien heb je geen nieuwe tool nodig, maar een betere inrichting van je huidige. Misschien moet je niet automatiseren, maar eerst je data verrijken. En misschien moet je vooral met je team in gesprek: wat zou jij automatiseren als je mocht kiezen?

Je hoeft dus niet te starten met een tool. Je start met vragen als:

• Waar verliezen we nu de meeste tijd?
• Waar haken kandidaten af?
• Welke informatie missen we vaak bij plaatsingen?
• Hoe kunnen we slimmer werken, zonder dat het onpersoonlijk wordt?

Wil je hier dieper in duiken?

Op 5 juni organiseren we een Live Talk over hoe je AI en automatisering wél slim inzet in recruitment. We hebben tijdens deze Live Talk, Yosef Shahkaman, eigenaar van uitzendbureau Meta Carrière, als gastspreker. Hij deelt zijn ervaringen over hoe Meta Carrière, samen met SendtoDeliver, technologie inzet om internationaal talent aan te trekken en personeelsplanning te optimaliseren.

We delen concrete voorbeelden, gaan in op praktijkervaringen van Yosef en gaan in op de vraag: hoe maak je technologie waardevol voor je team én je kandidaten?

🗓️ Datum: 5 juni

🕒 Tijd: 14:00 - 15:00

🎥 Waar: Online (na registratie ontvang je de link)

🗣️ Sprekers: Yosef Shahkaman (Eigenaar Meta Carrière) en Wander Wierda (CEO SendtoDeliver)

Meld je gratis aan. (Wees er op tijd bij, want het gaat hard met de aanmeldingen.)