Technologie inzetten in je planning? Pas als je weet waar je capaciteit weglekt

De personeelsplanning van vandaag is niet die van gisteren. Flexibele inzet, wisselende volumes en de toenemende afhankelijkheid van internationaal talent zorgen voor constante druk op je processen. Logisch dus dat veel bedrijven hun hoop vestigen op AI, automatisering of planning tools.

Maar net als bij recruitment technologie geldt ook hier: tools zijn geen oplossing voor een vaag probleem. Sterker nog, zonder duidelijke inzichten in waar je capaciteit echt verloren gaat, voeg je met automatisering vooral complexiteit toe.

Planning is geen Excel-bestand meer

Traditioneel draait personeelsplanning om roosters, contracturen en beschikbaarheid. Maar als je werkt met internationale kandidaten die nog ingewerkt moeten worden of een database zonder actuele informatie, dan weet je: een goed ingevuld rooster zegt niets over hoe effectief je bezetting is.

Het gebeurt vaker dan je denkt. De dagelijkse operatie slokt alles op. En dus wordt er gereageerd op wat gisteren fout ging, in plaats van gepland op basis van waar morgen de gaten vallen. Zolang recruitment, onboarding en planning in verschillende systemen leven, blijf je brandjes blussen. Veel organisaties herkennen hierin ook de klassieke valkuil van recruitment tech: denken dat technologie het proces vervangt, in plaats van ondersteunt.

AI werkt alleen als je weet wát je moet voorspellen

Er zijn tools die no-shows voorspellen, planningen optimaliseren of automatisch beschikbare kandidaten koppelen aan shifts. Klinkt indrukwekkend, maar zonder betrouwbare historische data is dat niets meer dan een gok. Net als bij tekstgeneratie of automatische matching binnen recruitment: de techniek werkt pas als je de basis op orde hebt.

We zien vaak dat organisaties starten met automatisering voordat er überhaupt duidelijkheid is over het proces. Terwijl juist een goede candidate journey mapping of analyse van je doorlooptijden je vertelt waar de echte vertraging zit. Niet in technologie, maar in handmatige overdrachten, trage onboarding of mismatch tussen team en verwachting.

Zonder actuele data geen slimme inzet

Een planningsalgoritme is zo goed als de informatie die je erin stopt. Als je geen inzicht hebt in beschikbaarheid, verloop, opstarttijd of opleidingsniveau, dan kan AI weinig betekenen. Toch zien we in de praktijk dat systemen slecht met elkaar praten, terwijl dat juist de stap is waarmee je mensen slimmer en persoonlijker kunt inzetten.

Daarom is het belangrijk om niet alleen naar capaciteit te kijken, maar ook naar de kwaliteit van je data. Kun je segmenteren op beschikbaarheid, ervaring of taal? Weet je wie vorige maand vroegtijdig stopte, en waarom? Zonder dat inzicht loop je het risico dat je automatisering vooral ruis toevoegt aan je proces.

De realiteit: eerst je proces, dan je tool

De grootste winst zit niet in het aanschaffen van nóg een platform, maar in het verbeteren van de samenwerking tussen recruitment en operatie. Welke informatie ontbreekt er nu bij het maken van je planning? Waar zitten structurele misverstanden tussen afdelingen? Wat zijn de triggers waarop je actie wilt automatiseren?

Voor je kiest voor slimme software, is het slimmer om je huidige proces naast je technologie te leggen. Want technologie versterkt wat er al is – en dat geldt ook voor slechte afstemming.

In de praktijk: Meta Carrière

Tijdens de aankomende Live Talk op 5 juni vertelt Yosef Shahkaman, eigenaar van Meta Carrière, hoe hij samen met SendtoDeliver technologie inzet om precies deze afstemming te verbeteren. Door data uit recruitment, onboarding en planning met elkaar te verbinden, weten ze bijvoorbeeld eerder wanneer iemand extra begeleiding nodig heeft en hoe je daar proactief op kunt sturen.

“We zagen dat kandidaten vaak wel binnenkwamen, maar dat we pas te laat zagen waar ze vastliepen in het proces. Door onboarding en recruitment aan elkaar te koppelen, verkorten we nu de opstarttijd met weken.”

- Wander Wierda (Growth Director SendtoDeliver)

De tools zijn er. De dashboards zijn er. Maar pas als je weet waar je lek zit, kun je er echt wat aan doen.

Meer weten? Meld je aan voor de Live Talk

Op 5 juni duiken we dieper in dit onderwerp, met concrete praktijkvoorbeelden van Meta Carrière. Hoe gebruik je AI niet als oplossing, maar als versneller? En hoe zorg je dat automatisering je helpt om slimmer te plannen, in plaats van meer van hetzelfde te doen?

🗓 5 juni | 14:00 – 15:00

🎤 Met Yosef Shahkaman (Meta Carrière) & Wander Wierda (SendtoDeliver)

🎟 Gratis aanmelden