Waarom e-mail onmisbaar is in jouw recruitmentproces

Recruitment werkt op dezelfde manier als marketing; zowel recruiters als marketeers zijn bezig met het aantrekken van mensen en het warm houden daarvan. E-mail automatisering helpt recruiters om op de meest makkelijke manier met kandidaten in contact te komen. Wanneer je e-mails goed inzet, kun je een band opbouwen met potentiële kandidaten. Ook kun je de voortgang van een kandidaat in het hele wervingsproces volgen. Wist je dat 74% van de volwassenen online de voorkeur geeft aan e-mail als hun manier van communiceren?

Voordelen e-mails in recruitment

E-mailmarketing is een bekende tool die gebruikt wordt om bestaande contacten te voorzien van nuttige content. Met als doel om een relatie op te bouwen met deze contacten zodat ze klant worden of nogmaals een aankoop bij je doen. E-mails helpen je daarnaast ook om top of mind te worden bij je contacten. Het is snel, effectief en kost nagenoeg geen geld.

Als je werkt met een talentpool met verschillende soorten kandidaten, dan kun je deze lijsten gebruiken voor je e-mails. Met deze segmentatie kun je niet alleen de juiste vacatures naar de juiste kandidaten sturen, je werkt ook aan de employer branding omdat je via je mailing continu dat je de ideale werkgever bent.

Soorten e-mails in recruitment

Recruiters sturen over het algemeen drie soorten e-mails in het recruitmentproces. Je kunt nieuwsbrieven sturen, e-mails gericht op specifieke sector en e-mails die je stuurt als iemand al enige vorm van interesse heeft getoond. Belangrijk is om goed te bedenken wát je in deze e-mails zet. 

“Koude” e-mails - We hebben het hier niet over koude e-mails die je stuurt naar contacten die geen toestemming hebben gegeven voor het ontvangen van e-mails. We hebben het over e-mails die je stuurt naar oude kandidaten om weer top of mind te worden en ze te motiveren opnieuw te solliciteren.

Follow-ups: Zodra het selectieproces is gestart zijn follow-ups cruciaal voor een goede candidate experience. Je verstuurt een e-mail wanneer iemand heeft gesolliciteerd met een “bedankt voor je sollicitatie”-mail. Daarna wil je een duidelijke follow-up hebben met e-mails waarin je de kandidaat uitnodigt voor een gesprek en daarna hem of haar herinnert aan dat gesprek. Na het gesprek is het voor de kandidaat belangrijk om op de hoogte gehouden te worden van de vervolgstappen. Doe je dit niet is de kans groot dat de kandidaat afhaakt. Ook wanneer een kandidaat niet geschikt is voor de functie is een follow-up belangrijk. Je weet immers nooit wanneer hij of zij wel geschikt is voor een andere functie of een goede kandidaat weet voor jouw bedrijf.

Cross-selling - Een kandidaat is misschien niet geschikt voor de specifieke rol die jij zoekt, maar ze kan wel de vaardigheden beschikken voor een andere rol binnen het bedrijf. Hier kunnen recruiters een communicatielijn voor opzetten, waarbij de kandidaat wordt voorgelicht over mogelijke kansen bij het bedrijf.

Kies het juiste platform

Er zijn veel tools voor het automatiseren van je e-mails. Het is belangrijk om te kijken welke tool functies aanbiedt die voor jouw wervingsdoelstellingen belangrijk zijn en daar je keuze op te baseren.

Een goed platform heeft onder andere de volgende mogelijkheden:

• A/B-testen
• Segmentatie
• Personalisatie
• Analyses en rapporten

Dit is de reden waarom veel recruitmentbureaus steeds meer bewust raken van het feit dat alleen een goed ATS niet meer genoeg is. Kandidaten die eenmaal binnen zijn gekomen via je ATS, wil je ook warm houden door middel van e-mails. Een CRM kan hierbij ondersteunen. Lees hier waarom het combineren van een ATS met een CRM je helpt de beste kandidaten te werven.

Segmenteer je talentpool

Bereik de juiste mensen uit je talentpool door je contacten te segmenteren wanneer je ze gaat gebruiken voor e-mailcampagnes. Niet iedereen is actief op zoek naar een nieuwe uitdaging. Daarnaast kun je niet dezelfde soort vacature naar álle kandidaten sturen, ze zijn immers niet voor allemaal geschikt.

Er zijn verschillende manieren waarop je kunt segmenteren:

• Actief en passief werkzoekenden
• Gedrag online
• Betrokkenheid bij de e-mails
• Functie en sector
• Locatie

Geef me iets extra's

In 2019 werden er ruim 293.6 miljard e-mails verzonden en ontvangen. Gemiddeld ontving iedereen 40 e-mails per dag voor bedrijfsdoeleinden. Je kunt begrijpen dat het niet makkelijk is om op te vallen tussen al deze e-mails als je niet iets extra’s aanbiedt.

Als je een e-mail stuurt over nieuwe vacatures die er zijn vrijgekomen, laat dit dan niet de enige content zijn die je meestuurt. Voeg branche specifieke content toe aan e-mails in de vorm van whitepapers, case studies of blogs. Als iemand niet direct geïnteresseerd is in de vacatures kun je met andere content ervoor zorgen dat ze betrokken raken én blijven bij jouw bedrijf. De kans is groter dat, wanneer ze klaar zijn om naar andere baanmogelijkheden te kijken, aan jouw bedrijf denken omdat je bij hun top of mind bent. 

Bekijk onze webinar “Hoe je automatisch opkomt in de gedachten van kandidaten”.

Sluit altijd af met een duidelijke actie

Ongeacht het doel van je campagne is het belangrijk dat de tekst in je e-mails de lezer richting een duidelijke actie, ook wel een call-to-acion, stuurt. Via deze call-to-action stuur je iemand namelijk naar de volgende stap. Dit kan zijn om een artikel te lezen, een whitepaper te downloaden of extra gegevens op te geven voor toekomstige vacatures.

Aan te raden is om een button te gebruiken als call-to-action, hierdoor zit het klikbare gedeelte niet verstopt in de tekst en valt deze veel meer op. Het is dan voor de lezer ook veel duidelijker wat de actie is en hoe ze deze kunnen uitvoeren. Daarnaast geeft een knop altijd direct te indruk dat het om te klikken is en draagt hierdoor ook bij aan een betere candidate experience.

De verschillende call-to-actions die je kunt gebruiken zijn:

• ''Vul je profiel in''
• ''Solliciteer nu''
• ''Upload je cv''
• ''Plan een afspraak in''

De effectiviteit van de verschillende call-to-actions kun je ook meten door bijvoorbeeld een A/B-test te doen. Hoe vaak wordt er geklikt op de button in de verschillende e-mails? Verander bijvoorbeeld de tekst in de button, de plek of de kleur. Kies altijd één variabele zodat je precies weet welk verschil voor meer of minder resultaat heeft gezorgd.

En nu automatiseren

Handmatig e-mails versturen is mogelijk, maar dat moet je natuurlijk niet altijd willen. Het automatiseren van je e-mails is handig omdat je ervoor zorgt dat iedereen op het juiste moment de juiste e-mails ontvangt. Dit kunnen herinneringen zijn voor een sollicitatiegesprek, het periodiek uitsturen van een nieuwsbrief of het versturen van een follow-up nadat iemand contact heeft gezocht. Het automatiseren van e-mails kun je doen in een CRM, zoals HubSpot, of programma’s zoals Mailchimp. Het scheelt recruiters enorm veel tijd als ze een deel van hun communicatie kunnen automatiseren.

Lees ook: “Waarom je met een ATS zelden schaarse kandidaten werft”

E-mailmarketing voor elke recruiter

E-mailmarketing kan ontzettend veel tijd en frustratie besparen voor zowel de kandidaten die de e-mails ontvangen, als voor de recruiters die de mails moeten opstellen. Zodra de standaard e-mails geschreven zijn, nieuwsbrieven zijn ingesteld en follow-ups zijn geautomatiseerd hoef je je alleen nog maar bezig te houden met het belangrijkste: het vinden van de juiste kandidaat voor de juiste baan.