Beter kiezen voor een CRM, een ATS of allebei?

Wat is een CRM en wat is een ATS? Wat is het verschil tussen de twee systemen en heb je beide nodig voor jouw recruitment activiteiten? Leer in deze blog wat de verschillen zijn en hoe je het beste een keuze maakt!

Waarom recruitment software gebruiken?

Recruitment is de afgelopen jaren volop in ontwikkeling. De manier waarop talent een nieuwe baan vindt, verandert. Zo is 70% van de werkenden wereldwijd passief (en dus niet actief) op zoek naar een (nieuwe) baan, maar staat toch 87% van het actieve én passieve talent open voor een nieuwe uitdaging. Als gevolg hiervan gaan recruiters van reactief werven naar een meer pro-actievere aanpak, wat ervoor zorgt dat traditionele sourcing kanalen, zoals job boards en massa-advertenties, plaatsmaken voor nieuwe manieren van werven. De focus ligt meer dan ooit op de kandidaat, het talent wat we zoeken. Eén van de meest effectieve manieren om jouw proactieve recruitment te ondersteunen, is door de juiste recruitment software te gebruiken.

Wat is het verschil tussen een CRM en een ATS?

Een Customer Relationship Management (CRM) systeem is vanuit de marking software dat kan helpen om relaties op te bouwen en te versterken tussen sales en klanten. Echter geldt dit ook voor potentiële kandidaten en recruiters, zodat deze kandidaten warm gemaakt kunnen worden voor toekomstige vacatures. Ideaal voor proactieve recruiters, die bezig zijn met het opbouwen en onderhouden van relaties met passief talent.

Wat is een CRM?

Een Customer Relationship Management (CRM) systeem is vanuit de marking software dat kan helpen om relaties op te bouwen en te versterken tussen sales en klanten. Echter geldt dit ook voor potentiële kandidaten en recruiters, zodat deze kandidaten warm gemaakt kunnen worden voor toekomstige vacatures. Ideaal voor proactieve recruiters, die bezig zijn met het opbouwen en onderhouden van relaties met passief talent.

Wat is een ATS?

Een Applicant Tracking System (ATS) is recruitment software dat het wervingsproces vergemakkelijkt en optimaliseert. Het is een soort ‘opslagplaats’ waar recruiters en hiring managers vacatures kunnen creëren, beheren en plaatsen, sollicitaties kunnen verzamelen en kandidaten (applicants) door het hele recruitmentproces (van sollicitatie, tot screening, tot het tekenen van contract) kunnen leiden.

Simpel gezegd beheert het ATS de workflow van het recruitmentproces met je kandidaten en is het CRM als het ware een ecosysteem van alle passieve en actieve kandidaten, maar ook iedereen die eerder interesse in je bedrijf heeft getoond (nieuwsbrief abonnees, mensen die naar je event zijn gekomen, etc.).

Ieder bedrijf moet wat ons betreft een CRM hebben. Wanneer je bedrijf nog vrij klein is, volstaat het om je klanten en kandidaten alleen in een CRM te beheren. We raden je wel aan om je klanten en kandidaten te gaan scheiden als je bedrijf groter is of in de toekomst blijft groeien.

Wat is een goed CRM voor recruitment?

Welk CRM-systeem kan recruiters het best helpen om een relatie op te bouwen en te onderhouden met klanten en passieve kandidaten? Kies voor Hubspot! Het bedrijf is al jaren expert op het gebied van inbound marketing. Inbound wat?

Inbound marketing is een methode dat draait om candidate experience en employer branding. Het is een methode waarbij je mensen aantrekt, betrekt en koestert om vertrouwen (een relatie) op te bouwen. In tegenstelling tot outbound marketing (waar je vecht om aandacht van de klant) draait het om aantrekken en ‘pleasen’.

Ze hebben hun inbound methodiek omgetoverd tot inbound recruiting, waarbij je vreemden omzet in bezoekers, je bezoekers je klanten worden, je klanten je kandidaten worden en je kandidaten uiteindelijk jouw bedrijf gaan promoten. Uiteindelijk trekken zij weer vreemden aan, wat de cirkel rond maakt. Het CRM van Hubspot is perfect voor kleine tot middelgrote bedrijven, want je kunt het gratis gebruiken en krijgt dan o.a. de volgende basisfunctionaliteiten:

• Contact management
• Deals – manage je leads tot sales
• Lead analytics
• E-mail scheduling
• Contact en company inzichten
• Outlook en Gmail integratie
• Facebook lead ads
• E-mail scheduling

Met Hubspot kun je content verspreiden dat past bij je verschillende doelgroepen: je klanten (cliënten, prospects, werknemers, etc.) en potentiële kandidaten. Je kan verschillende ‘workflows’ maken, die ervoor zorgen dat bepaalde types content bij bepaalde type mensen terechtkomen. Relevant communiceren dus! Voor iemand die sinds kort een gelukkige nieuwe medewerker is geworden door jullie goede recruiting activiteiten, zal niet actief betrokken blijven als er elke week automatische updates worden verstuurd over nieuwe vacatures. Hij of zij kan misschien het best in een andere workflow belanden. Eentje die automatisch interessante blogs en evenementen deelt in zijn of haar vakgebied.

Welk ATS kun je het beste gebruiken

Wij van WC-eend raden WC-eend aan, duh! Wij hebben zelf een ATS ontwikkelt en die wordt actief geüpdatet en geoptimaliseerd. Hierin luisteren wij goed naar recruiters en hiring managers, jullie werken immers met onze software en het moet jullie werkleven makkelijker maken.

Recruiters

Recruiters zien alleen gegevens die relevant zijn, per vacature. Zo worden kandidaten die net binnen zijn gekomen en voldoen aan ten miste de harde eisen, bovenaan in de lijst gezet. Ook krijgt de recruiters meldingen wanneer een geschikte kandidaat te lang openstaat.

Naast dat de priotisering handig is, kun je kandidaten op verschillende statussen zetten gerelateerd aan jouw recruitment funnel. Per status log je waarom iemand deze status heeft. Wanneer iemand geschikt is, kun je loggen dat iemand dichtbij woont, aardig is en de juiste papieren op zak heeft. Zo krijg je op lange termijn georganiseerd inzicht in waar en waarom kandidaten blijven hangen of doorgaan in het proces.

Bij bepaalde statussen worden er ook automatische e-mails verstuurd. Wanneer je aangeeft dat iemand geschikt is, krijg diegene automatisch (in de branding van jouw bedrijf!) een e-mail dat de recruiter snel contact opneemt en hoe zij of hij zich het beste kan voorbereiden op het telefonische contact. Wanneer iemand ongeschikt is, krijgt diegene een vriendelijke e-mail dat hij of zij nog even moet wachten op een vacature die beter bij hem of haar past. Zo hoeft de recruiter zich alleen te focussen op smooth verlopen van het proces.

Hiring managers

Hiring managers zijn bezig met het de kwaliteit van het proces en zien daarom in ons systeem een overzichtelijk dashboard met real time de data van de status van de kandidaten. Hoeveel kandidaten zijn er binnen de looptijd teruggebeld? Zijn we al dichtbij het behalen van de target? Waar lopen de recruiters op vast? Hoe gaan de gesprekken? Zo kunnen de hiring managers op tijd zien wanneer er sturing nodig is en de recruiters helpen op de facetten waar ze op vastlopen.

Waarom je het CRM met je ATS moet integreren

We begonnen de blog er al mee: de focus ligt meer dan ooit op de kandidaat. De candidate experience moet één van de belangrijkste onderdelen van je recruitment proces zijn! Zeker als je beseft wat de waarde kan zijn van je referrals (jouw meest tevreden kandidaten en werknemers worden je grootste ambassadeurs). Wist je dat 70% van recruitment plaatsvindt voor het solliciteren zelf? Bedrijven die het juiste bericht aan de juiste mensen op het juiste moment bezorgen, hebben een enorm voordeel in het aantrekken van talent.Dit kan alleen echt gestroomlijnd wanneer je ATS geïntegreerd is met je CRM. Concreet levert dit op:

• Je kunt talent pools koppelen aan de eindklanten en als tussenpersoon met elkaar in contact brengen
• Toch blijven klanten en kandidaten apart in verschillende systemen zitten, maar praten ze wel met elkaar
• Je kunt bruggen bouwen tussen de twee systemen, zodat je elementen niet dubbel hoef tin te voeren. Bijvoorbeeld wanneer de status van een klant verandert, hoeft je dat niet ook nog eens in het ATS aan te passen.
• Recruiters en hiring managers kunnen data-driven beslissingen nemen (Hubspot doet diepgaande analyses)
• Je kunt je kandidaten en klanten in verschillende flows voegen.

Kortom..

Het hebben van goede recruitment software, met de juiste onboarding voor de recruiters en een goede follow-up van de recruiters is in deze tijd cruciaal in het sollicitatieproces. Heb jij dit al op orde?