Gebruik jij deze data al om je recruitmentproces te verbeteren?

Lijkt het erop dat een of meerdere sourcing bronnen zwakkere kandidaten oplevert? Wil je inzicht krijgen in de verbeterpunten van jouw recruitmentproces? Dan zul je in de cijfers moeten duiken. Er ligt een goudmijn aan data verbogen in je recruitmentproces, en toch wordt door veel recruiters lang niet alles gebruikt.

Naast de voor de hand liggende bronnen, is er ook informatie waar niet iedereen meteen aan denkt bij het verbeteren van het recruitmentproces. Gebruik dit in je voordeel; je loopt namelijk 10 stappen voor als je die data wél gebruikt. Ik vertel je graag over deze waardevolle databronnen en wat ze je kunnen leren.
We beginnen met vijf van de basisstatistieken en duiken daarna de diepte van je Candidate Relationship Managementsysteem in.

De basis

1. Time to hire

De beste kandidaten zijn meestal niet het langst op de markt. Als toprecruiter wil je deze kandidaten het liefst zo snel mogelijk door jouw recruitmentproces heen bewegen. Daarom is de time to hire zo’n effectieve statistiek, want je meet er de effectiviteit van je recruitmentproces mee. Je wilt deze dus het liefst zo kort mogelijk houden. Tel de dagen op vanaf het moment dat je de vacature online plaatste tot het moment dat een kandidaat zijn of haar aanbod heeft aangenomen.

2. Sourcing bron effectiviteit

Hiermee bereken je het succes van je sourcing kanalen. Hoeveel draagt ieder van deze kanalen bij aan je talent pool? Jouw tijd als recruiter is waardevol en schaars, je wil zo min mogelijk tijd ‘verliezen’ aan werk dat niet direct iets oplevert. Met deze statistiek kun je de kwantiteit of kwaliteit van je kanaal meten. Zet daarvoor je best presterende kanaal tegenover het kanaal dat je wilt meten. Tel het aantal (gekwalificeerde) kandidaten in een bepaald tijdsbestek op en vergelijk het. Op basis van deze vergelijking kun je beslissen om meer of minder in een kanaal te investeren.

3. Aantal gekwalificeerde kandidaten per hire

Een belangrijke statistiek als je werkt met targets en vooraf in wil schatten hoeveel gekwalificeerde kandidaten je nodig hebt om tot een plaatsing te komen. Daarnaast is het een goede indicatie om de populariteit van een functie en de kwaliteit van je vacaturetekst te toetsen. Voor sommige functies is het aantal gekwalificeerde kandidaten per hire erg hoog, terwijl dit voor andere (lastig vulbare) rollen veel lager ligt.

4. Terugbel ratio

Recruitment is een vorm van sales. 9/10 keer ben je per telefoon of mail contact aan het leggen met je kandidaten om ze enthousiast te maken om voor jouw bedrijf of om bij jouw klant te gaan werken. De terugbel ratio helpt je om inzicht te krijgen in de effectiviteit van jouw belletje of mailtje. Is de ratio bijvoorbeeld laag, dan is het een indicatie dat je niet overtuigend genoeg was voor de kandidaat of klant om terug contact op te nemen.

5. Aantal contactmomenten per nieuwe klant/hire

Als jij weet hoe vaak je een potentiële klant moet bellen tot hij met jou in zee gaat of hoe veel contactmomenten je met je kandidaat hebt tot hij of zij aan de slag gaat, kun je hier duidelijke targets voor opstellen. Handig als je bijvoorbeeld met een recruitment bureau samenwerkt of als je je eigen productiviteit wilt verhogen.

De diepte in

Er zit nog veel meer data verscholen in de systemen die je gebruikt. Data die enorm waardevol is om je recruitmentproces te verbeteren en je recruitment marketing te versterken.

6. Hoe is de kandidaat/klant bij je terecht gekomen?

De meeste CRM’s weten je te vertellen hoe een nieuwe contactpersoon is binnengekomen en via welke bron ze je website hebben bereikt. Dat kan bijvoorbeeld via social media zijn, via een referral vanaf een jobboard of iemand die je zelf ‘koud’ hebt benaderd en hebt toegevoegd aan het systeem. Wanneer je ziet dat veel mensen via een bepaald kanaal bij jou terecht zijn gekomen, is het misschien interessant om hier nog meer tijd in te investeren en learnings uit te halen. Deze informatie helpt je bovendien om de sourcing bron effectiviteit te meten.

7. Activiteit op website of Werkenbij pagina

Enorm handig als je bezig bent met een potentiële nieuwe klant of kandidaat. De pagina’s die ze bezoeken vertellen je namelijk veel over hun uitdagingen en behoeften. Dit kun je vervolgens inzetten in de gesprekken of onderhandelingen. In een CRM zoals bijvoorbeeld HubSpot kun je bij elk contact zien hoe vaak zij op jouw pagina zijn geweest en of ze daar op bepaalde links hebben geklikt.

8. Engagement vanuit je talent pool

Je CRM is ideaal om talent pools in op te bouwen en daarin je communicatie te stroomlijnen. Maar hoeveel van je kandidaten reageren ook daadwerkelijk op de mailtjes die je stuurt? Die engagement kun je op verschillende manieren meten: het aantal klikken op linkjes in je e-mail, het aantal keer dat iemand een meeting met je heeft aangevraagd via je kalendertool of het aantal reply mailtjes dat je ontvangt. Wanneer bepaalde mails erg veel worden geopend weet je dat dit format werkt. Wanneer je e-mail weinig wordt geopend is het tijd om eens kritisch naar de inhoud en het onderwerp (de e-mail regel) te kijken.

9. Lead scoring

Een laatste cruciale functie van menig CRM of ATS is lead scoring. Hiermee kun je antwoorden op bepaalde vragen, bijvoorbeeld uit een formulier op je website of Facebookadvertentie, een score geven waarmee je jouw kandidaten gelijk op ‘waarde’ kunt sorteren. Handig als je een hele lijst met kandidaten af moet werken, want je kunt dan eenvoudig sorteren op de score en zo de kandidaten met de hoogste scores eerst benaderen. Tegelijkertijd kun je ervoor kiezen om kandidaten die onder een bepaalde grens score gelijk af te wijzen. Zo bespaar je enorm veel tijd en ben je veel efficiënter aan het werk!

Conclusie

Als recruitment professional is het belangrijk om data in de gaten te houden. Zeker als het een prioriteit is om het recruitmentproces te verbeteren en versnellen. Je hebt natuurlijk de standaard recruitmentstatistieken, maar let je ook op de data die niet gelijk voor de hand ligt? De oorsprong, activiteit en engagement van je kandidaten of klanten geven je zoveel meer diepgang over je proces en de effectiviteit ervan.

Meer weten?

Meer weten over recruitment CRM en ATS? Neem dan contact met ons op!