Hoe schrijf je een goede recruitment e-mail?

Een potentiële kandidaat effectief benaderen via e-mail is niet de gemakkelijkste taak van een recruiter, maar wel essentieel voor het wervingsproces. Het is dé manier om kandidaten te benaderen die je aan jouw talent pool wilt toevoegen. Wel is het zo dat de beste kandidaten meestal hun inbox vol hebben met e-mails van andere recruiters. Hoe zorg je ervoor dat jouw e-mail opvalt en dat kandidaten reageren? Gebruik dit ultieme stappenplan!

Stappen voor het schrijven van goede recruitment e-mails

Het lastige aan recruitment e-mails is dat er geen kant-en-klaar recept klaarligt: iedere kandidaat en iedere functie is anders. Daarnaast heb jij als recruiter natuurlijk ook jouw persoonlijke stijl van schrijven. Toch zijn er een aantal stappen die je kunt volgen om jouw recruitment e-mails effectiever te maken.

1. Onderzoek de kandidaat

De eerste stap is het in beeld brengen van je potentiële kandidaat. Pas wanneer jij precies weet naar wie je mailt, weet je hoe je hen het beste kan aanspreken. Een goede manier om jouw potentiële kandidaat te leren kennen is het opstellen van een candidate persona.

2. Jouw tone of voice

Nadat je jouw kandidaat hebt onderzocht en een duidelijk beeld hebt gekregen wie jouw ideale kandidaat is, moet je bedenken op wat voor manier je hem of haar het beste aan kan spreken. Pas je stem aan de doelgroep en de functie: een junior marketeer bij een start-up spreek je anders aan dan een senior manager bij een corporate bedrijf. Denk daarover na! Het kan betekenen dat je je aanhef (‘Hoi’, ‘Hi’, ‘Hallo’ of ‘Beste’), de lengte van je zinnen en het gebruik van jargon of informele termen moet aanpassen.

3. Maak je mails persoonlijk

Hiermee kun je ver komen. Ook al gebruik je een template of automatiseer je jouw e-mails: zorg ervoor dat je de kandidaat persoonlijk aanspreekt. Refereer naar specifieke vaardigheden of ervaringen van de kandidaat en koppel dit terug naar de functie of naar je eigen ervaringen.

Een leuk voorbeeldje dat ik tegenkwam:

“Hi Mary,

Ik zag je LinkedIn-profiel voorbijkomen en zag dat je yoga-instructeur bent! Toevalling ben ik onlangs ook gecertificeerd. Het hebben van een passie, naast werk, is zo belangrijk, vind je niet?

Ik werk voor bedrijf X en we hebben net een nieuwe functie beschikbaar als functie X. Ik zag jouw ruime ervaring in de industrie, net als je passie voor work-life balance. Ik denk dat je goed bij ons team en het bedrijf past! Zou je eens met me willen bellen?”

4. Bedenk een pakkende headline

Met een goede headline of onderwerpregel van je mail zorg je ervoor dat kandidaten je mail openen. Het moet de aandacht grijpen! Maar hoe doe je dit?

• Helder: maak gelijk duidelijk waar je mail over gaat .
• Kort en krachtig: geef geen onnodige informatie die je ook in de mail kan plaatsen (bijvoorbeeld het noemen van harde eisen voor de vacature)
• Relevant: zorg dat je mail niet lijkt op reclame of spam.

5. Frequentie en follow-up

Als kandidaten je mail in eerste instantie niet beantwoorden, hoeft dit niet te betekenen dat ze niet geïnteresseerd zijn. Soms raakt je mail verloren of per ongeluk verwijderd. Een follow-up is een goede manier om erachter te komen of de kandidaat wel of geen interesse heeft. Een follow-up is een kort bericht waarin je refereert naar je vorige mail.

💡 Tip: Wanneer heb je voor het laatst de kandidaat een mail of bericht gestuurd? Het is belangrijk om scherp te hebben of je niet te snel een follow-up stuurt en of je niet te vaak contact zoekt. Wacht met een follow-up niet te lang, die stuur je idealiter na twee of drie dagen.

Uit welke onderdelen bestaat een goede recruitment e-mail

Nu je weet welke belangrijke stappen je moet volgen en wat je wel en vooral niet moet doen bij het mailen naar kandidaten, kunnen we naar de laatste stap: het format!

Headline of onderwerp:

Grijp de aandacht in een korte zin. Probeer niet te interessant te doen en geef niet te veel weg.

Nu je weet welke belangrijke stappen je moet volgen en wat je wel en vooral niet moet doen bij het mailen naar kandidaten, kunnen we naar de laatste stap: het format!

Nu je weet welke belangrijke stappen je moet volgen en wat je wel en vooral niet moet doen bij het mailen naar kandidaten, kunnen we naar de laatste stap: het format

Voorbeeld:

[Naam], kom jij ons team bij [bedrijf X] versterken?
Klaar om als [functie] aan de slag te gaan bij [bedrijf X]?

Aanhef:

Zorg ervoor dat jouw aanhef past bij de kandidaat. Bedenk hoe hij of zij graag aangesproken wil worden. Informeel of juist formeel?

Voorbeeld:

‘Hoi’, ‘Hi’, ‘Hallo’ of ‘Beste’

Eerste alinea:

Hier vertel je hoe je de kandidaat hebt gevonden en laat je zien dat je je huiswerk hebt gedaan. Verwijs naar een opvallende skill of ervaring van de kandidaat: maak het persoonlijk!

Voorbeeld:

Via LinkedIn zag ik een interessante post over hardlopen van je voorbij komen...

Tweede alinea:

Nu vertel je wie jij bent en waarom je contact opneemt. Wees niet te ‘cheesy’ en overdrijf ook niet, maar leg kort uit hoe de kandidaat in het bedrijf past en wat zijn of haar rol kan worden.

Voorbeeld:

Nu hebben wij zojuist een sportprogramma binnen ons bedrijf gelanceerd en daarvoor hebben we een sportieve project manager nodig!

Call to action:

Je wilt natuurlijk dat de kandidaat die je mailt iets gaat doen na het lezen van je mail. Bedenk goed wat je eruit wilt halen, maar laat uiteindelijk de keus bij de kandidaat. Geef hem of haar opties: je mail beantwoorden, bellen of verwijzen naar de vacature waarop ze kunnen solliciteren.

Voorbeeld:

Het lijkt mij daarom super leuk om even te bellen over hoe jij tegenover deze functie staat!

Afsluiter:

Onderschat dit laatste gedeelte niet. Als je jouw gegevens vergeet achter te laten of de link naar de vacature ontbreekt, dan kan je zomaar een geïnteresseerde kandidaat kwijtraken. Sluit je mail persoonlijk af met jouw naam, functie, bedrijf en contactgegevens.

Voorbeeld:

Mijn telefoonnummer is [telefoonnumer] en mocht je het fijn vinden dan kun je de vacature hier even nalezen [vacature link].

Laat me weten of je tijd hebt!

Vriendelijke groet,

[Naam]
[Functie]

Aan de slag!

Nu je alle tips op zak hebt, ben je klaar om jouw recruitment e-mails op te frissen! Onthoud dat je de kandidaat altijd top of mind houdt als je een e-mail stuurt. Daarvoor is het belangrijk dat je weet wie jouw doelgroep is. Heb je hier hulp bij nodig? Dan kun je onze gratis candidate persona downloaden die alle vragen bevat om een goede kandidaat te omschrijven. In deze blog vind je ook nog eens een hoop handige do’s and don’ts voor het schrijven van recruitment e-mails. Handig!