Hoe stel je realistische recruitment targets op?

Een succesvol team werkt met targets om een doel te behalen. Targets stellen helpt je om van een startpunt naar een gewenst eindpunt te komen. Deze punten kun je meten, waarna je jezelf, je team en het werkproces beoordeelt en de koers kan bijstellen.
Neem jij de tijd om realistische targets te stellen voor jouw recruitment proces? Valt hier nog wat winst te behalen? Lees dan gauw verder!

Wat wil je meten?

Laten we beginnen met het stellen van de juiste vragen: wat wil je meten en waarom? Als recruitment manager wil je natuurlijk het recruitment proces optimaliseren, zeker als het gaat om kwaliteit en kosten. Dit is nog vrij vaag. Om de meest relevante en realistische targets te stellen, moet je als team precies weten welke factoren het belangrijkste zijn voor jullie recruitment proces. Denk bijvoorbeeld aan:

• Hoe goed is het team in het vinden van de juiste kandidaat: hoe lang duurt het om die aan te nemen?
• Hoeveel geschikte kandidaten hebben we nodig om een ‘hire’ te realiseren?
• Hoe en waar betrekken we potentiële kandidaten en laten we ze solliciteren op onze vacature?
• Hoeveel geld geven we uit per ‘hire’ en hoe verschilt dit per functie?
• Hoe effectief is het selectie- en plaatsingsproces en welke stappen zijn het meest en minst productief?

Er zijn nog veel meer factoren die belangrijk kunnen zijn voor jullie proces, daarom is het belangrijk om samen met managers en recruiters te overleggen wat jullie focus is en gaat zijn het komende jaar!

Doelen, targets en KPI's en recruitment

Even opfrissen: wat is het verschil tussen doelen, targets en Key Performance Indicators (KPI’s)? Zoals je hieronder zal zien, is een doel betekenisloos zonder target en is een target nutteloos zonder een key performance indicator. Zonder het één heb je het ander niet.
Een doel is het eindpunt waar je hoopt te belanden. Voor een recruitment manager kan dit bijvoorbeeld zijn:

• Gekwalificeerde kandidaten
• Een snelle ‘time-to-fill’

Een target is een benchmark die je koppelt aan een bepaald doel. Je zegt daarmee eigenlijk ‘dit hoop of verwacht ik te behalen’. Voor de doelen hierboven kunnen dit targets zijn:

• Van alle kandidaten die solliciteren, moet 65% gekwalificeerd zijn voor de rol. 
• De time-to-fill moet 18 dagen zijn voor functie X.

Als laatste belanden we bij de Key Performance Indicators. Zoals de naam misschien al doet vermoeden: hiermee meet je of je het doel hebt bereikt. Sommige KPI’s worden uitgedrukt in percentages, andere in absolute waardes. Aan het eind van een vastgestelde termijn meet je met de KPI’s of de targets zijn behaald. Target behaald? Top! Stel de targets bij om groei vast te houden! Target niet behaald? Onderzoek waarom, stel targets bij (indien nodig) en optimaliseer het proces waar het nodig is.

💡 Stel: je hebt berekend dat van alle sollicitanten voor functie X maar 45% gekwalificeerd is en de target was 65%. De target is dus niet behaald, maar waarom niet? Noem je de kwalificaties wel duidelijk genoeg in de advertentie en vacature? Is het sollicitatieformulier wel concreet genoeg? Het is belangrijk om te identificeren waarom een target niet behaald is, pas dan kun je een probleem aanpakken!

Wat zijn de belangrijkste KPI's voor recruiters?

Meten is weten! We zetten de belangrijkste KPI’s voor je op een rijtje. Deze zijn essentieel om de kwaliteit en efficiëntie van jouw recruitment proces te meten!

• Time-to-hire. Een belangrijke KPI om te meten hoeveel tijd er tussen het eerste contact met een kandidaat en het contract tekenen zit. Er zijn trouwens nog meer tijd gerelateerde KPI’s:
• Time-to-fill: de tijd tussen de eerste vacaturepost en acceptatie van het aanbod door kandidaat.
• Time-to-start: de tijd tussen het tekenen van het contract en de daadwerkelijke start van de kandidaat.
• Cost-per-hire. Met deze KPI tel je het hele recruitment budget op, dit zijn de interne kosten (salaris recruiters en referrals) en externe kosten (inhuren bureaus), vervolgens deel je het totaal door het aantal hires uit een vooraf opgestelde periode. Zo weet je hoeveel je gemiddeld kwijt bent aan een hire. Dus, cost-per-hire = (interne kosten + externe kosten) / totaal aantal hires.
• Source-of-hire. Om met deze KPI te werken, moet je een goed Applicant Tracking System (ATS) hebben. Deze houdt namelijk bij via welk kanaal jouw kandidaten binnenkomen, bijvoorbeeld: job boards, directe online sourcing (via LinkedIn of andere social media), carrièrebeurzen, referrals, directe sollicitaties of advertenties.
• Offer-acceptance-rate. Dit is het percentage kandidaten die je aanbod geaccepteerd hebben. Je berekent deze door 100 keer aantal kandidaten die je aanbod geaccepteerd hebben gedeeld door totaal aantal aanmeldingen.

Hier zijn nog veel meer handige KPI’s waar ze allemaal staan uitgelegd. 

Wat heb je aan doelen en targets binnen recruitment?

Misschien denk je nu: ‘Erg leuk die doelen, targets en KPI’s, maar wat levert het mij op?’ Je hebt de hire binnen, het succes is geboekt, dus waarom zou je nog omkijken naar die targets die je een half jaar geleden hebt bedacht? Eén simpele reden: groei! Doelen stellen helpt je om als team beter te worden en te groeien. Als recruiter, recruitment manager of hiring manager wil je natuurlijk dat jouw recruitment proces (de reis van potentiële kandidaat tot hire) zo effectief en up-to-date mogelijk is. Door concrete doelen en targets vast te stellen en die te meten met KPI’s, kun je beoordelen hoe het recruitment proces functioneert. Dan weet je bovendien gelijk waar je moet optimaliseren!