Hoe zet je social media in voor je event?

Social media is de beste, snelste en goedkoopste manier om jouw event goed op de kaart te zetten. Je bent met een paar klikken verwijdert van je doelgroep. Maar hoe zet je social media nou het beste in voor jouw event? Een goed plan is essentieel!

Waarom zou je social media inzetten voor je event?

Met social media heb je de mogelijkheid om op een super eenvoudige manier in contact te komen met je doelgroep en potentiële bezoekers naar je evenement te krijgen. Het is zo simpel: je maakt een evenement aan op Facebook, deelt het met je volgers, deelt leuke foto's van de opbouw, een kortingscode voor je event en streamt live video's van het event op de dag zelf. Dat kan allemaal gratis, zonder inschakeling van ervaren marketeers of videomakers. Hoe je dat precies goed aanpakt hangt af van je doel, de doelgroep en de stijl van jouw bedrijf. In deze blog inspireren we je met een aantal ideeën, opgedeeld in drie fasen:

• Voor het event
• Tijdens het event
• Na het event

Social media voor het event

Je evenement wordt een flop zonder bezoekers, en deze bezoekers moeten weten dat jij een evenement gaat organiseren. Anders komen ze niet. Voordat je informatie over je event de online wereld in gaat sturen, stel jezelf een paar vragen:

• Wie zijn je bezoekers?
• Via welke kanalen kan je hen het beste bereiken?

Als je weet wie je wilt bereiken, waar en met welk doel, dan is het gemakkelijker om te bedenken wat voor berichten je gaat verspreiden.

Een social dat goed werkt voor evenementen is Facebook. Hier kun je een evenement aanmaken en bezoekers die binnen de doelgroep vallen uitnodigen. Vergeet vooral dit laatste niet! De fout wordt nog vaak gemaakt dat bedrijven enkel het evenement aanmaken en dan verwachten dat bezoekers het evenement online wel vinden, aanmelden en vervolgens komen. Maar ga jij graag onuitgenodigd naar een feestje? Zo moet je jouw evenement ook benaderen. Hoe persoonlijker, hoe aantrekkelijker. Denk er ook aan om je personeel uit te nodigen en aan te moedigen hun netwerk uit te nodigen. Dit kun je vergemakkelijken door de functie aan te zetten waarbij deelnemers van het evenement ook anderen uit kunnen nodigen. Zorg ervoor dat je alle informatie hebt ingevuld voordat je het evenement publiceert: de datum, tijd, locatie en omschrijving van het evenement zijn de belangrijkste onderdelen, maar ook een afbeelding, een link naar een website met meer informatie zijn goed om toe te voegen. Dit kun je ook goed gebruiken voor andere kanalen, zoals Instagram, Twitter en LinkedIn. Dat laatste netwerk is vooral voor zakelijke evenementen een must! Vervolgens zijn dit twee belangrijke stappen die je moet nemen:

• Wijzig je bio op alle social kanalen en verwijs door naar je evenement (inclusief link als dat mogelijk is).
• Maak een aparte content planning voor je evenement

Effectief communiceren via social media werkt niet zonder structuur (trust us), dus lukraak wat berichten posten in de weken voor het event heeft weinig zin. Een content planning is daarom heel belangrijk, social media berichten kun je namelijk goed van tevoren bedenken en klaarzetten in de vorm van een contentkalender. In de weken voor het event kun je wekelijks een update geven over de voorbereidingen, de activiteiten en de sprekers. Vertel concreet wat het programma inhoudt en vooral welke extra's bezoekers kunnen verwachten. In andere woorden: wat onderscheidt jouw event van andere vergelijkbare evenementen? Een leuke foto of video kan hierbij geen kwaad en denk ook eens aan een winactie voor toegangskaarten! Interactie is key, dus vraag ook eens wat jouw doelgroep graag op het evenement ziet, zo maak je de kans nog groter dat ze komen. Vraag je je af waarom het zo belangrijk is om zo veel te posten? Bezoekers kunnen op één van de eerste dagen klikken op aanwezig of geïnteresseerd, maar het daarna makkelijk weer vergeten doordat ze het bijvoorbeeld niet in hun agenda hebben genoteerd. Als jij ze hierna niet een aantal keer herinnert, dan is de kans groot dat ze uiteindelijk dus niet komen! Een gemiste kans!

Social media tijdens het event

Het is niet alleen belangrijk om bezoekers te enthousiasmeren om naar jouw evenement te komen, maar je wilt ook dat ze tijdens en achteraf een positieve ervaring hebben en dat ze die hopelijk verspreiden (het liefst on- én offline). Deel bij binnenkomst flyers uit en design posters die je op de dag van het event op verschillende plekken kan ophangen. Zorg dat op elke flyer en elke poster één of meerdere hashtags staan die bezoekers op social media kunnen gebruiken om te posten over jouw event. Zo wordt elke post uiteindelijk teruggeleid naar jouw event en bedrijf, wat goed is voor traffic en brand awareness. Vind je het lastig om een goede hashtag te bedenken? Lees dan hier onze tips. Wat ook erg goed kan werken op evenementen is het gebruik van fotomarketing: creëer een fotohoek, een photobooth en regel een fotograaf die foto's maakt op je event van de verschillende activiteiten, sessies, sprekers, trainingen en bezoekers. Dit is een leuke herinnering voor alle bezoekers!

Social media na het event

Je event is niet afgelopen op het moment dat je bezoekers langzaam afdruppelen en de deuren sluiten. Stel een bedankbericht op om de dag na het event op alle kanalen te posten. In de week erna kun je nog eens aanhalen dat je nog aan het 'nagenieten' bent van het event. Een paar weken na het event kun je de professionele foto's delen met de bezoekers via de nieuwsbrief, maar zorg er wel voor dat deze voorzien zijn van jouw bedrijfs- of eventlogo. Bezoekers hebben waarschijnlijk zelf ook foto's gemaakt. Vraag hen om hun mooiste of meest inspirerende foto te delen! Weet je al wanneer je een volgend evenement gaat organiseren? Plan dan een save the date post in, zodat enthousiaste bezoekers deze datum alvast kunnen blokken in hun agenda! Hoe groter het event, hoe eerder je met aandacht vragen voor het evenement kunt beginnen en hoe langer je met aandacht vragen na het evenement door kunt gaan.

Begin nu met jouw content planning

Overtuigd van de waarde van social media voor jouw event? Staat er binnenkort een evenement bij jou op de planning? Dan is het slim om alvast na te denken over de content planning! Je kunt namelijk heel veel van tevoren bedenken, uitwerken en inplannen! Daar heb je namelijk weinig tijd voor als het event dichterbij komt. Een goede voorbereiding is het halve werk! We hebben ons contentkalender template voor 2020 een update gegeven zodat je ook in 2021 jouw content planning voor social media goed uit kunt werken.