Zo kies je de juiste Tone of Voice voor jouw organisatie

Het vinden van een goede tone of voice is een hele uitdaging. Het gaat er niet altijd om wat je zegt, maar ook om hoe je iets zegt. Key hierin is balans en het goed kennen van je organisatie. In deze blog geven we 4 stappen die je erbij zullen helpen!

Het vinden van de balans is op zichzelf al een vrij lastige keus. Balans tussen je vrienden en je relatie, tussen geld sparen en leuke dingen doen en tussen gezond eten en cheatdays. Je bent heel de dag door bezig met afwegingen maken, of het nu onbewust gaat of aan de hand van een denkbeeldig ‘pros and cons’ lijstje. Tijdens het schrijven doe je eigenlijk niets anders: moet ik dit nu zo zeggen of juist zó?

Eerst een stap terug

Tone of voice heeft niks te maken met wat je zegt, maar hoe je het zegt. Het gaat niet alleen om het kiezen van de juiste woorden, maar ook om op welke volgorde je woorden plaatst en hoe de zinnen lopen.

Het omvat alle content dat je maakt en verspreidt: website, social media, e-mails, nieuwsbrieven, brochures, etc.

Zo kun je een simpel verzoekje op verschillende manieren verwoorden:

  • Heb je toevallig een marker die ik kan lenen?
  • Mag ik een marker lenen?
  • Geef me eens die marker.

Het draait bij de tone of voice dus niet zozeer om de inhoud, maar om de verpakking. Het drukt persoonlijkheid uit en daarmee normen en waarden. Precies dat zorgt ervoor dat mensen een band willen vormen met een organisatie, met als voorwaarde dat de tone of voice consistent is.

In 4 stappen ontwikkel je jouw Tone of Voice

1. Wie is jouw organisatie?

De tone of voice straalt de persoonlijkheid van de organisatie uit, daarom is het belangrijk eerst concreet te maken wat precies de normen en waarden zijn. Waar staat de organisatie voor? Wat wil het uitdragen aan de wereld? Wat is de missie en visie? Formuleer uit deze antwoorden een aantal keywords, zoals: professioneel, speels, avontuurlijk, spiritueel, lollig, dromerig of experimenteel.

2. Wie is de doelgroep?

Nu je weet wie je bent, moet je weten aan wie je het vertelt. Als je de doelgroep door en door kent, wordt het makkelijker om de juiste toon te kiezen.

Een slimme manier om de doelgroep herkenbaar en persoonlijk te maken, is het maken van persona’s. Doe onderzoek naar de doelgroep door te kijken naar website analyses, social media, data en het klantenbestand. Baseer op basis daarvan een aantal profielen (persona’s) met daarin de volgende basisinformatie:

  • Demografische kenmerken: naam, leeftijd, geslacht, relatiestatus, werk, familie, opleiding en woonplaats
  • Persoonlijkheid: normen en waarden
  • Fictieve foto

Natuurlijk kan dit uitgebreider: tot welk type telefoon ze gebruiken en welke functie ze bekleden. Deze info is misschien nog wel belangrijker (lees: waardevoller) dan de relatiestatus!

Voor startende bedrijven die nog geen groot databestand van hun doelgroep hebben, is er een andere manier om de doelgroep te leren kennen. Het organiseren van een focusgroep is de ultieme gelegenheid om erachter te komen wat de doelgroep voelt, denkt en wilt!

3. Kies je woorden

Wanneer je de kernwaarden van je merk hebt omgezet in concrete keywords en je de doelgroep in kaart hebt gebracht, is het tijd om te kijken naar de verpakking van je content. Hoe zeg ik wat ik wil zeggen? Om daarachter te komen, moet je hier even over nadenken:

Informeel of formeel?

Waar identificeert de organisatie zich het meest mee? Wat werkt het best om de doelgroep aan te spreken? Formeel taalgebruik straalt professionaliteit uit en geeft je organisatie een autoritaire uitstraling, maar kan er ook voor zorgen dat je wat stijfjes en ouderwets overkomt. Op online kanalen je klant aanspreken met ‘u’ is echt not done. Spreek je informeel, dan speelt persoonlijkheid een grotere rol. Schiet je te ver door? Dan kan het zijn je professionaliteit in de ogen van de klant verliest. Het gaat hier weer om het vinden van de juiste balans.

Tip: bedenk eens hoe je het zou zeggen. We hebben – net te vaak – de neiging om in het in geschreven tekst moeilijker te maken dan het daadwerkelijk is.

Let op stijl!

Het kiezen van de juiste woorden en op welke volgorde je ze zet, is een persoonlijke afweging en hangt af van de context. Welke van deze zinnen spreekt jou het meest aan? Waarom?

Een voorbeeld:
Optie 1: Omdat jij lekker wilt slapen, hebben wij deze bedden voor je gemaakt.
Optie 2: Wij hebben deze bedden voor je gemaakt, omdat jij lekker wilt slapen.

Alleen het omdraaien van zinnen kan al een totaal andere betekenis geven!

Kleur niet te strak binnen de lijntjes

Ga vooral niet te strikt om met alle officiële regeltjes. Bepaal je eigen schrijfstijl op basis van je klantprofiel en de normen en waarden van de organisatie, maar bovenal: stick to it.

Wat te doen met spreek- en straattaal?

Dit hangt echt af van de doelgroep. Spreek je voornamelijk urban jongeren aan? Dan zullen ze niet schrikken van wat straattaal. Schrijf je een blog of maak je producten voor vrouwen in de menopauze? Dan moet je dat misschien maar laten…

4. Een vleugje humor

Je moet jezelf en anderen niet te serieus moet nemen. Maar bedenk wel: in hoeverre past humor bij wat ik wil uitstralen?
Check deze merken:

Zo pimpt Innocent ‘saaie’ contactgegevens:

SendtoDeliver Innocent Tone of Voice

Subtiele humor van Oatly:

Mailchimp, met korte en krachtige anekdotes, droge humor en positiviteit. Ze hebben zelfs aandacht besteed aan error 404 pagina’s:

Kortom…

Zonder een unieke tone of voice is er het risico om bedolven te raken onder content van concurrenten. Voordat je de tone of voice kan ontwikkelen, moet je eerst weten wat je wilt zeggen. Pas daarna kan je kijken naar hoe je dat wilt doen: informeel of formeel, met of zonder een vleugje straat- of spreektaal en welke vorm van humor erbij past. De tone of voice van jouw organisatie drukt persoonlijkheid uit, met unieke normen en waarden. Iets ongrijpbaars dat je van de rest onderscheidt. Iets dat ervoor zorgt dat mensen zich met je merk verbonden gaan voelen!

Petra de Niet

No Comments

Post a Comment